إختصاصات مكتب التفتيش والتدقيق ( بمستوي إدارة )
- القيام بأعمال التفتيش والتدقيق الإداري والمالي الخاصة بأنشطة الوزارة.
- التأكد من مدى التزام كافة إدارات وقطاعات الوزارة بتنفيذ القرارات واللوائح والتعاميم الإدارية الصادرة ومتابعة قرارات مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية ووزارة المالية ذات الصلة.
- مراجعة إجراءات تنفيذ الأنشطة المالية والإدارية الرئيسية للوزارة وفحصها وتقييمها في ضوء السياسات المالية والإدارية المعتمدة.
- متابعة إعداد تقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير وملاحظات الجهات الرقابية المختلفة بالدولة وإبداء الرأي بشأنها .
- التفتيش والتدقيق على جميع العقود الهندسية والفنية التي تبرمها الوزارة مع الجهات المختلفة .
- التفتيش والتدقيق على أعمال تنفيذ عقود الوزارة بكافة أنواعها والتأكد من مدي مطابقتها للشروط المنصوص عليها في تلك العقود والقوانين والأنظمة المعنية.
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بنتائج المراجعة والتدقيق لانشطة الوزارة وإنجازاتها وعرضها على المسئولين بالوزارة . مع بيان أية معوقات أو صعوبات قد تعيق من عمل الوزارة .
- إقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين الى سبل علاجها.
- إقتراح الدورات التدريبية للعاملين في كافة الأجهزة الخاضعة للتفتيش ، وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية في الوزارة .
- التنسيق والتعاون مع مختلف الإدارات والقطاعات لضمان تنفيذ بيانه من بنود على أكمل وجه .
- ما يسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة .
يتكون الهيكل التنظيمي لمكتب التفتيش والتدقيق ( بمستوي إدارة ) من التقسيمات التنظيمية التالية :
- قسم السكرتارية ويتبع مدير المكتب مباشرة ، ويختص بالتالي :
- القيام بأعمال الطباعة والتصوير للمكتب .
- استلام الكتب والمراسلات الواردة إلى المكتب ، وتسجيلها وعرضها على مدير المكتب لإتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها ، مع حفظ نسخ منها في الملفات المخصصة لها في سجل الوارد .
- إرسال ما يصدر عن المكتب من مراسلات داخل أو خارج الوزارة بعد تسجيلها ، وحفظ نسخ في سجل الصادر .
- متابعة كافة الأعمال الإدارية، مثل الإشراف على الدوام الرسمي للموظفين العاملين بالمكتب والإجراءات الخاصة بإجازاتهم ووضعهم الوظيفي، وكافة المعاملات الخاصة بهم .
- التنسيق بين المكتب وإدارة الشئون الإدارية بالوزارة فيما يتعلق بالأوضاع الوظيفية والمتطلبات الإدارية بإعتباره حلقة وصل بين المكتب وإدارة الشئون الإدارية ، كما يتولى التنسيق بين المكتب وإدارة الشئون المالية بالوزارة بإعتباره حلقة الوصل بين الإدارتين .
- متابعة الأعمال المالية مثل إعداد ميزانية المكتب ، وإعداد طلبات الصرف ، وتنظيم العهد الشخصية والتنظيمية ، والإشراف على مخزن المكتب ، ومتابعة كافة المطالبات المالية التي تخص المكتب وقيدها في السجلات المالية الخاصة بها .
- ما يسند إليه من أعمال أخرى ذات صلة .
- مراقبة التفتيش والتدقيق وتختص بالتالي :-
- القيام بأعمال التفتيش والتدقيق الإداري والهندسي والمالي والعقود الخاصة بأنشطة الوزارة.
- التأكد من مدى إلتزام كافة إدارات وقطاعات الوزارة بتنفيذ القرارات واللوائح والتعاميم الإدارية الصادرة ومتابعة تنفيذ قرارات مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية وديوان الخدمة المدنية ووزارة المالية ذات الصلة .
- مراجعة إجراءات تنفيذ الأنشطة المالية والإدارية الرئيسية للوزارة وفحصها وتقييمها في ضوء السياسات المالية والإدارية المعتمدة
- متابعة إعداد تقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير وملاحظات الجهات الرقابية المختلفة بالدولة وإبداء الرأي بشأنها .
- التفتيش والتدقيق على جميع العقود الهندسية والفنية التي تبرمها الوزارة مع الجهات المختلفة .
- التفتيش والتدقيق على أعمال تنفيذ عقود الوزارة بكافة أنواعها والأكد من مدى مطابقتها للشروط المنصوص عليها في تلك العقود والقوانين والأنظمة المعنية .
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بنتائج المراجعة والتدقيق لأنشطة الوزارة وإنجازاتها وعرضها على المسئولين بالوزارة، مع بيان أية معوقات أو صعوبات قد تعيق من عمل الوزارة .
- اقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين إلى سبيل علاجها.
- إقتراح الدورات التدريبية للعاملين في كافة الأجهزة الخاضعة للتفتيش، وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة.
- التنسيق والتعاون مع مختلف الإدارات والقطاعات لضمان تنفيذ ما تقدم بيانه من بنود على أكمل وجه.
- ما يسند إليها من أعمال أخرى ذات صلة .
وتتكون المراقبة من أربعة أقسام وهــــي :
- قسم التفتيش والتدقيق الإداري ويختص بالتالي :
- التفتيش والتدقيق على كافة الأعمال الإدارية بإدارات وقطاعات الوزارة وإعداد التقارير اللازمة لذلك.
- مراجعة إجراءات تنفيذ الأنشطة الإدارية الرئيسية للوزارة وفحصها وتقييمها في ضوء السياسات الإدارية المعتمدة.
- متابعة إعداد تقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير وملاحظات الجهات الرقابية المختلفة بالدولة وإبداء الرأي بشأنها .
- اقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين الي سبل علاجها.
- اقتراح الدورات التدريبية للعاملين في كافة الأجهزة الخاضعة للتفتيش وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية في الوزارة.
- ما يسند اليه من اعمال اخري ذات صلة.
- قسم التفتيش والتدقيق الهندسي ويختص التالي: -
- التفتيش والتدقيق على جميع العقود الهندسية والفنية التي تبرمها الوزارة من الجهات المختلفة.
- المشاركة في لجنة المشتريات بالوزارة – بصفة مراقب –للتأكد من تطبيق القواعد واللوائح المنظمة والمعمول بها في هذا الشأن.
- التأكد من مطابقة الاعمال الهندسية للمواصفات الفنية.
- اقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين على سبل علاجها.
- اقتراح التوصيات والتوجيهات وابداء الرأي فيما يرتكب من مخالفات في الإجراءات.
- متابعة اعداد التقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير ملاحظات الجهات الرقابية المختلفة بالدولة وابداء الرأي بشأنها.
- ما يسند اليه من اعمال اخري ذات صلة.
- قسم التفتيش والتدقيق المالي ويختص بالتالي: -
- التفتيش والتدقيق على كافة الاعمال المالية بإدارات وقطاعات الوزارة واعداد التقارير اللازمة لذلك.
- القيام بعمليات الجرد المختلفة النقدية بصناديق إدارات الوازرة.
- مراجعة تنفيذ الأنشطة المالية الرئيسية لوزارة وفحصها وتقييمها في ضوء السياسات المالية المعتمدة.
- متابعة اعداد التقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير وملاحظات الجهات الرقابية المختلفة بالدولة وابداء الراي بشأنها.
- قيام التفتيش والجرد على المخازن وقسم النقليات.
- اقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين الي سبل علاجها.
- ما يسند اليه من اعمال اخري ذات صلة.
- قسم التفتيش والتدقيق علي العقود ويختص التالي:-
- التفتيش والتدقيق علي أعمال تنفيذ عقود الوزارة بكافة أنواعها والتأكد من مطابقتها للشروط المنصوص عليها في تلك العقود والقوانين والأنظمة المعنية.
- متابعة اعداد تقارير ومذكرات الوزارة المتعلقة بالرد على تقارير وملاحظات الجهات الرقابية المختفة بالدولة وابداء الرأي بشأنها.
- اقتراح الحلول المطلوبة لتصحيح الأخطاء والمخالفات التي يتم تحريرها وتوجيه العاملين الي سبل علاجها.
- ما يسند اليه من أعمال اخري ذات صلة.